Župnijski arhiv so pomemben del arhivov katoliške Cerkve. Gradivo, ki nastaja v župnijah je last Cerkve, ki v skladu z določili splošnega, lastnega in območnega cerkvenega prava samostojno ureja in upravlja svoje arhive. V skladu z odlokom o varovanju in uporabi arhivov katoliške Cerkve v Republiki Sloveniji (Sporočila 4/1993) so za zbiranje, urejanje in varovanje arhivskega gradiva odgovorni strokovno usposobljeni arhivisti. V ta namen so škofije ustanovile (nad)škofijske arhive, ki skrbijo tudi za urejanje in ohranjanje župnijskega gradiva.

Naloga župnije je, da upravlja z dokumentarnim gradivom, kamor štejemo vse zapise, ki so nastali oziroma nastajajo pri upravljanju v poslovnem in zasebnem življenju cerkvenih ustanov ter nosilcev cerkvenih služb, ne glede na zvrst, obliko in namen gradiva.

Naloga arhivistov je, da iz dokumentarnega gradiva odbere gradivo, ki ima arhivsko vrednost, to je izvirno in reproducirano dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost, kulturo in cerkveno zgodovino. Glede na želje župnij in zmožnosti škofijskih arhivov, se lahko župnijsko arhivsko gradivo v celoti ali deloma preda v hrambo in skrb škofijskemu arhivu.

Arhivisti so zadolženi tudi za pomoč pri upravljanju, urejanju, hrambi in uporabi dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki se hrani na župnijah. To še posebej velja za župnije, kjer ni stalnega duhovnika (župnije v soupravi, pastoralne zveze ipd.)

Za informacije, nasvete in vprašanja glede pomoči na terenu se obrnite na arhivista Igorja Filipiča (tel.: 05 90 80 121 ali e-mail: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.)

 HRAMBA IN UREJANJE ARHIVSKEGA GRADIVA

1. Osnovno urejanje spisovnega gradiva
2. Organizacija dokumentov v neurejenih župnijskih arhivih
3. Izredni ukrepi zaradi administrativnega združevanja in soupravljanja župnij

1. Osnovno urejanje spisovnega gradiva

Osnovno navodilo za urejanje dokumentarnega in arhivskega gradiva je priročnik za vodenje župnijske pisarne iz leta 1988, ki vključuje kratka in praktična navodila za urejanje arhivov. Vendar ta navodila premalo upoštevajo dejansko stanje župnijskih arhivov, pomanjkanje pastoralnih delavcev in druge okoliščine, ki dodatno otežujejo urejanje starejšega arhivskega gradiva.

Urejanje župnijskega arhiva je treba obravnavati kot proces, ki poteka v več fazah.

1.1. Identifikacija spisovnega gradiva
Prvi korak k urejenemu arhivskem gradivu je hkrati najlažji in najtežji. Pomeni pa, da moramo v župnišču in morebitnih drugih pisarniških ali skladiščnih prostorih poiskati vso spisovno gradivo za katerega smatramo, da je nastalo pri poslovanju oz. delovanju župnije in z župnijo povezanih posameznikov ali ustanov (Karitas, vrtec, društvo ipd.). Največkrat to pomeni ločitev publiciranega knjižničnega gradiva, tiskovin, letakov, časopisov in podobnega materiala na papirju od dokumentov (ne glede na vrsto in obliko med dokumentacijo štejejo seveda vsi ne-publicirani zapisi, četudi so v obliki knjig, kot npr. matična knjiga ali kronika).
1.2. Strukturiranje gradiva
Tako izbrano spisovno gradivo se v začetni fazi razdeli na tri dele: tekoči posli, dokumentarno gradivo in arhivsko gradivo.
- Med tekoče posle sodijo vsi dokumenti, ki so potrebni za aktualno poslovanje in zadeve, ki še niso zaključene. Med te dokumente sodijo tudi aktualne župnijske knjige (matične knjige, kronike ipd.)
- Dokumentarno gradivo so vse zaključene zadeve, spisovno gradivo, župnijske knjige, ki niso potrebni za aktualno poslovanje. Gradivo iz tekočih poslov običajno ločujemo 1x letno (lahko tudi na daljša obdobja). V tej fazi že lahko izločimo določeno gradivo: kopije ali duplikati spisovnega gradiva, tiskovine, ki se hranijo drugje (razglasi, predpisi), tiskana vljudnostna korespondenca (vabila, čestitke), reklame in prospekti.
- Arhivsko gradivo se izbere izmed dokumentarnega gradiva v procesu valorizacije v skladu s predpisi in priporočili, ki jih določi pristojni arhiv. Za valorizacijo so zadolženi strokovno usposobljeni arhivisti. Valorizacija se praviloma izvaja najmanj 10 let in največ 30 let po nastanku gradiva.

1.3. Tehnična ureditev gradiva
Gradivo za tekoče posle in dokumentarno gradivo se lahko hrani v fasciklih, mapah, arhivskih škatlah ali drugi podobni embalaži. Pomembno je, da je jasno označeno. Nujno naj bo zapisano ime župnije in osnovno poimenovanje (npr. dokumenti, dopisi, računi ipd.). Gradivo, ki je razglašeno za arhivsko gradivo se mora hraniti v arhivskih škatlah ali arhivskih mapah. Odstraniti se morajo papirne sponke, sponke za spenjače in podoben material, ki lahko poškoduje papir. Na škatlah mora biti jasno označeno, da gre za arhivsko gradivo z oznako tehnične enote.

1.4. Zagotovitev ustreznega prostora
Spisi iz tekoči poslov se hranijo v župnijski pisarni na priročnem mestu. Dokumentarno in arhivsko gradivo se morata hraniti ločeno (vsaj ločene omare). Izbrano gradivo se mora hraniti v ustreznem prostoru. Za takšne prostore velja smiselna uporaba pravil o arhivskih depojih.
Arhivski depoji morajo torej biti:
• ločeni od drugih prostorov;
• varni pred vdorom vode, vlago, požarom, potresom, nepooblaščenim vstopom, strelo ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih in kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave, električnih napeljav, ki niso namenjene delovanju depojev, ter podobnih nevarnih napeljav in sistemov;
• grajeni tako, da zagotavljajo stabilne in ustrezne mikroklimatske pogoje za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;
• ustrezno hidro- in toplotno izolirani;
Arhivski depoji morajo imeti:
• ustrezne gasilne aparate in sisteme;
• naprave za javljanje požara;
• ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate dokumentarnega in arhivskega gradiva;
Oprema arhivskih depojev mora omogočati:
• racionalno namestitev dokumentarnega in arhivskega gradiva;
• zavarovanje pred poškodbami;
• lahko dostopnost do dokumentarnega in arhivskega gradiva;
• kroženje zraka;
• preprosto čiščenje.

2. Organizacija dokumentov v neurejenih župnijskih arhivih

2.1. Evidenca stanja
Ugotavljanje stanja je pogosto najtežji in najmanj produktiven del vsakega procesa, vendar je za nadaljnje korake nujno, da si ustvarimo okvirno podobo o vsebini in količini gradiva urejanje. Ker gre le za začetno informacijo o gradivu, lahko osnovno evidenco pripravimo v zelo kratkem času. Prav tako za pripravo ne potrebujemo posebnih strokovnih znanj.
Takšna evidenca mora ponuditi zgolj nekaj temeljnih informacij. Najpomembnejša je količina gradiva, ki mora obsegati količino arhivskega, dokumentarnega gradiva in tekočega gradiva. Kadar gradivo še ni ločeno, celoto obravnavamo kot dokumentarno gradivo. Pri navajanju količine se morajo ločiti osnovne zvrsti gradiva (knjige, spisovno gradivo, ostalo). Kadar je mogoče naj osnovna evidenca vsebuje tudi okvirne časovne navedbe. Dodajo se še druge osnovne informacije o stanju gradiva (urejenost, ohranjenost, tehnična ureditev) in lokacija skladišča (stavba, prostor). Te osnovne informacije o gradivu lahko pripravijo župnijski sodelavci, po dogovoru pa tudi arhivisti.

Vzorec obrazca za osnovno evidentiranje gradiva

2.2. Splošna in tehnična ureditev in popis
Župnik s svojimi sodelavci lahko poskrbi le za osnovno ureditev gradiva (označevanje, očiščenje, zlaganje v škatle, razvrščanje po skupinah) medtem ko urejanje zahteva še spostavitev prvotne ureditve, razbiranje temeljnih podatkov o dokumentu in izdelava inventarnega popisa, za kar pa, razen izjemoma, nima dovolj strokovnega znanja.
Gradivo, ki je kot arhivsko bilo prepoznano že pri prej bi moralo praviloma že biti tehnično in urejeno in popisano. Ureditev se zato ne sme spremeniti. V kolikor se gradivo premešča ali se zamenjuje tehnična oprema (škatle, ovoji) se mora ohraniti enako zaporedje in urejenost. Če je nekaj gradiva bilo odstranjeno ali ni na predvidenem mestu se mora vzpostaviti pravilno zaporedje. Kadar gre za zahtevnejši proces (starejše gradivo, višja stopnja neurejenosti) mora to delo opraviti arhivist. Enako velja, če je stara ureditev neskladna z današnjimi strokovnimi smernicami.
Opozoriti velja tudi na najbolj očitne pomanjkljivosti pri tehnični ureditvi gradiva, to je nejasno označevanje gradiva in tehničnih enot. V času upravnih reform se namreč močno poveča možnost za pomešanje, založitev in izgubo gradiva. Zaradi možnosti prenašanje gradiva iz soupravljane župnije na drugo župnijo, hrambo v skupnih arhivskih prostorih ali posojanje arhivskega gradiva je to osnovno označevanje odločilnega pomena pri ohranjanju arhivalij in dokumentov.

2.3. Hramba na terenu

V skladu z obstoječimi navodili bi se arhivsko gradivo moralo urediti, popisati, označiti in shraniti v arhivske škatle ter hraniti v posebej urejenih prostorih v župniščih (glej točko 1.4.)

Hramba pred ureditvijo gradiva: Pomembno je, da že pred začetkom urejanja gradiva poskrbimo vsaj za minimalne pogoje hrambe. To pomeni, da moramo preprečiti nastanek neposredne materialne škode.
Gradivo moramo umakniti iz prostorov z visoko zračno vlago, da preprečimo nastanek plesni. Hraniti ga moramo dvignjeno od tal. V primeru visoke vlažnosti sten morajo biti regali ali mize, na katerih hranimo gradivo odmaknjeni od sten, da se omogoči kroženje zraka. Vlažne prostore pogosto zračimo in jih vsaj minimalno ogrevamo.
Zagotoviti moramo, da je gradivo zavarovano pred grobo umazanijo. To še posebej velja, kadar se v bližini izvajajo čistilna, gradbena in druga adaptacijska dela. Gradivo hranimo v zaprtih omarah, pokritih škatlah ali ga pokrijemo z materialom, ki omogoča zračenje. Ne pokrivamo ga z neprodušnimi zaščitnimi folijami.
Gradivo mora biti zaščiteno pred insekti, glodavci, ptiči in drugimi živalmi.

3. Izredni ukrepi zaradi administrativnega združevanja in soupravljanja župnij

Standardna navodila za upravljanje in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva ne rešujejo vse pogostejše situacije na terenu, ko je vedno več primerov izpraznjenih župnišč.
Pri soupravljanju župnij gre največkrat za začasne rešitve, ki so posledica pomanjkanja duhovnikov ali drugih okoliščin v skladu z kan. 526. Dejstvo je, da takšne začasne rešitve postajajo vse bolj trajne. Da župnija nima domačega župnika in da je vodenje župnije zaupano upravitelju, ki je običajno hkrati župnik na drugi župniji, ne spreminja pravnega statusa župnije in ne bi smelo vplivati na vodenje dokumentarnega in arhivskega gradiva.
Za vsako župnijo se morajo še naprej ločeno voditi matične knjige, premoženjske zadeve, mašne ustanove, nepremičninske listine in stavbne zadeve ter morebitne župnijske ustanove (vrtci, domi duhovnosti ipd.)
Za pastoralne zadeve, ki obsegajo več župnij se lahko dokumentacija vodi in odlaga skupaj v kolikor je to smiselno in odraža dejansko delovanje. To še posebej velja za pastoralne zveze.
Hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva v župniščih, kjer ni redno naseljenega duhovnika predstavljajo dodaten izziv pri zagotavljanju materialnih pogojev za varstvo gradiva. Takšna župnišča so pogosto tudi slabše vzdrževana in niso redno ogrevana. Kadar je mogoče, bi po novem morali predvideti tudi možnost ureditve skupnega arhivskega prostora na ravni pastoralni zvez ali pri trajno administrativno povezanih župnij. To seveda ne sme vplivati na urejenost fondov, ki so še vedno vezani na pravno-formalnega ustvarjalca. Za skupne arhivske prostore se mora pripraviti pisni dogovor v katerem so določene pravice in dolžnosti posamezne pravne osebe (kritje rednih stroškov, vzdrževanje, dostopnost ipd.). Prav tako se mora določiti odgovorno osebo za nadzor nad gradivom (posebej v primeru pastoralnih zvez).
Trajna rešitev tega problema pa je predaje arhivskega gradiva v škofijski arhiv.