V fondu Škofijska pisarna se nahaja gradivo, ki je nastalo pri delu centralnih škofijskih ustanov. Gradivo se deli na več podfondov, in sicer na predale in dekanije. Sistem odlaganja in razvrščanja gradiva se je v preteklosti večkrat spreminjal:

 

 

 

 

 

 

Trenutni sistem:

PREDALI:

P 1                  Prezidialne zadeve

P 2                  Škofijski duhovniki (osebne zadeve, izpiti, odlikovanja)

P 3                  Redovniki, littere dimissoriae ...

P 4                  Semenišče

P 5                  Redovnice

P 6                  Zakonske zadeve in cerkveno sodišče

P 7                  Šolske zadeve, izpiti, kateheza

P 8                  Razno

DEKANIJE:

1          Stari trg                                                                 STARE DEKANIJE

D 2      Kozje                                                                 (CELJSKO OKROŽJE)

D 3      Slovenska Bistrica

D 4      Braslovče

D 5      Slovenske Konjice

D 6      Šmarje

D 7      Nova Cerkev

D 8      Gornji Grad

D 9      Rogatec

D 10    Vuzenica

D 11    Šaleška dolina

D 12    Laško

D 13    Videm

D 14    Celje

----------------------------------------------------------------------------------------------

D 15    Maribor – levi breg                                                 NOVE DEKANIJE

D 16    Radlje                                                       (MARIBORSKO OKROŽJE)

D 17    Lenart v Slovenskih goricah                     

D 18    Jarenina

D 19    Maribor – desni breg

D 20    Dravsko polje

D 21    Ljutomer

D 22    Ptuj    

D 23    Zavrč

D 24    Velika Nedelja

D 25    Lendava                                                                             20. STOLETJE

D 26    Dravograd                             

D 27    Mežiška dolina

D 28    Murska Sobota             

D 29   Žalec

Pri uporabi gradiva škofijske pisarne so v veliko pomoč delovodniki oz. protokoli. Ohranjeni protokoli pokrivajo časovno območje od leta 1689 do današnjih dni. Najstarejši so v latinščini, sledi nemščina, ki jo je po prvi svetovni vojni zamenjala slovenščina. Najstarejši protokoli so vsebinsko zelo bogati in jih lahko opredelimo kot arhivske vire, medtem ko lahko protokole, ki so nastali od začetke 19. stoletja naprej, označimo kot pomožne knjige.  

Slika  1: Protokol iz začetka 18. stoletja:

 

Gradivo iz škofijske pisarne je načeloma dostopno 50 let po nastanku.

Literatura: Urlep, L. (2015). Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor. V: N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Materialno varstvo arhivskega gradiva [Elektronski vir]: zbornik mednarodne konference, [Radenci, 15. - 17. april 2015] (str. 293–306). Maribor: Pokrajinski arhiv.