Zakonik cerkvenega prava zahteva, da se v vsaki kuriji uredi na varnem mestu škofijski arhiv ali shramba za listine, kjer naj se dobro urejeno in skrbno zaklenjeno hranijo listine in spisi, ki zadevajo duhovne in časne zadeve škofije (ZCP kan. 486). Krajevni škof mora skrbeti, da se skrbno hranijo tudi spisi in listine arhivov stolnih, kolegiatnih, župnijskih in drugih cerkva, ki so na njegovem ozemlju, in se sestavijo inventarji ali seznami v dveh izvodih, katerih eden naj se hrani v lastnem, drugi pa v škofijskem arhivu (ZCP kan. 491.1). Prav tako mora krajevni škof skrbeti, da je v škofiji zgodovinski arhiv in da se listine, ki imajo zgodovinsko vrednost, v njem skrbno hranijo in sistematično urejajo (ZCP kan. 491.2).
Del zgoraj naštetih nalog, ki jih zahteva ZCP, v Nadškofiji Maribor izvaja Nadškofijski arhiv Maribor.
Zgodovinska, kulturna in pastoralna vloga arhiva je utemeljena tudi v dokumentu »Pastoralna vloga cerkvenih arhivov«, ki ga je 2. 2. 1997 izdala Papeška komisija za kulturne dobrine Cerkve. O pastoralni nalogi arhiva je med drugim zapisano : »…Zato arhivi s svojo dokumentarno dediščino,ki je poznana in posredovana, lahko postanejo koristni pripomočki za razsvetljeno pastoralno dejavnost, kajti s spominom na dejstva se konkretizira izročilo. Dušnim pastirjem in laikom, ki si vzajemno prizadevajo za evangelizacijsko delovanje, lahko nudijo informacije o daljnih in bližnjih izkušnjah…«
Pomembno funkcijo arhivu priznava tudi država. Civilno pravno so naloge nadškofijskega arhiva opredeljene z Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), ki priznava poseben pomen arhivskemu in dokumentarnemu gradivu Rimskokatoliške Cerkve v Sloveniji. Zakon določa, da ministrstvo, pristojno za arhive, v dogovoru s Slovensko škofovsko konferenco določi posamezne pogoje za opravljanje arhivske dejavnosti in dogovorjena sredstva za opravljanje arhivske dejavnosti rimskokatoliške Cerkve. (52. člen, 2. točka) Na podlagi tega je bil sklenjen Dogovoru o opravljanju arhivske dejavnosti Rimskokatoliške cerkve v Republiki Sloveniji (sklenjenem med Ministrstvom za kulturo in Slovensko škofovsko konferenco), v katerem je določeno, da arhivska dejavnost Cerkve temelji na treh (nad)škofijskih arhivih (Koper, Ljubljana, Maribor). SŠK se je v Dogovoru obvezala, da bo z arhivskim gradivom ravnala v skladu z zakoni in predpisi, ki se nanašajo na arhivsko dejavnost (zagotavljanje potrebnega materialnega varstva, strokovne obdelave gradiva in javno dostopnost…). V zameno pa Ministrstvo za kulturo zagotavlja sofinanciranje arhivske službe.
Na tej podlagi nadškofijski arhiv prevzema, ureja in hrani originalne matične knjige večine župnij in upravnih enot RS na območju mariborske metropolije, s čimer opravlja tudi javno funkcijo, saj hrani zgodovinske matične podatke (rojstvo oz. krst, poroka, smrt, …) fizičnih oseb na navedenem območju. Arhiv je pristojen, da na tej podlagi izdaja ustrezna potrdila in izpiske za poslovanje upravnih enot RS, sodišč, centrov za socialno delo, župnijskih pisarn ipd. ter fizičnih oseb. Potrdila se izdajajo za pravne, upravne, pastoralne, znanstvene in druge namene.
Na kulturnem in znanstveno – raziskovalnem področju arhiv deluje na področju osveščanja javnosti o značilnem kulturnem razvoju ter verskih in umetnostno-zgodovinskih procesih in dogodkih. Bogat fond škofijske pisarne in druge zbirke gradiva so osnova za zgodovinske, etnografske in teološke raziskave vse od srednjega veka do sodobnosti. Posebno vrednost za našo kulturo ima zgodovinska knjižnica z izbrano zbirko srednjeveških iluminiranih rokopisov in inkunabul.
Vso arhivsko gradivo je v skladu z zakonodajo in pravilniki javno dostopno.
